Contrôle de Gestion

Aide à la prise de décision, pilotage et performance de l'entreprise

Pourquoi et comment le contrôle de gestion et l’informatique décisionnelle ont-ils besoin l’un de l’autre ?

Pourquoi et comment le contrôle de gestion et l’informatique décisionnelle ont-ils besoin l’un de l’autre ?

Contrôle de gestion et informatique décisionnelle

Vous souhaitez implémenter un outil de business intelligence dans votre société ? Vous vous interrogez sur la manière dont les équipes finance vont s’approprier le projet ? Ces sujets vous intéressent et c’est tout l’objet de cet article. Analysons ensemble en quoi consiste l’informatique décisionnelle et quels sont ses objectifs, tant pour le chef d’entreprise que pour son service financier. Examinons ensuite la transformation du contrôle de gestion et l’évolution de ce métier. Enfin, regardons comment le contrôle de gestion et l’informatique décisionnelle se complètent. Vous disposerez alors des éléments essentiels pour comprendre pourquoi ce sont des alliés de taille pour votre société.

 

Qu’est-ce que l’informatique décisionnelle ?

 

Informatique décisionnelle : les objectifs en matière de pilotage d’entreprise

 

Comme son nom l’indique, l’informatique décisionnelle est un outil qui contribue à la prise de décision. La finalité de tels logiciels est bien d’aider les dirigeants et responsables d’activité à orienter correctement leurs choix, pilotages ou investissements. Ils ont ainsi la faculté de s’appuyer sur des données chiffrées :

Alors en quoi ces outils diffèrent-ils d’Excel ? Ce type de logiciel autorise un traitement de data en grande quantité, comme avec un tableur, mais de manière plus sécurisée. Il attaque les données sources dans les systèmes informatiques de chaque activité ou dans un ERP (progiciel de gestion intégré) et garantit leur intégrité. Ces applications sont également de puissants vecteurs de communication, avec les tableaux de bords natifs ou paramétrables, facilitant l’automatisation pour du reporting rapide et pour un suivi performant des KPI (indicateurs de performance clé).

 

Recourir à l’informatique décisionnelle : quels avantages pour les dirigeants ?

 

Le monde bouge et évolue chaque jour. Dans l’entreprise aussi, la vie professionnelle est parsemée de soubresauts et de nouveautés. Les activités et les gammes de produits s’étoffent, les familles clients s’enrichissent avec la gestion des CRM (customer relation management), les forces commerciales se redéploient ou se régionalisent.

Un dirigeant de société, tel un capitaine de navire, doit se faire aider pour piloter ses équipes et tenir la barre. Disposer d’indicateurs fiables et modulables est indispensable pour suivre ces évolutions de l’entreprise. Les outils décisionnels lui apportent, avec l’appui du contrôle de gestion, l’assurance de pouvoir se reposer sur des données de confiance et disponibles simplement à tout moment.

 

Utiliser l’informatique décisionnelle : quels avantages pour le contrôle de gestion ?

 

Ce spécialiste du chiffre manipule la data et doit la faire parler intelligemment, pour aider au pilotage financier et stratégique de la société, de l’usine ou d’une Business Unit. Savoir raconter l’histoire qui se lit à travers les données du mois, de l’année ou de la semaine, c’est tout un art ! En quelque sorte, ce métier requiert des aptitudes pour le storytelling. Le contrôleur de gestion identifie les informations pertinentes dans les services opérationnels, afin d’illustrer les tableaux de bord, d’interpréter les résultats obtenus ou les écarts au budget.

Ce rôle d’analyste du chiffre nécessite de ne pas passer tout son temps à extraire la bonne donnée ou à valider la véracité de chaque élément. Le recours à des outils informatiques du domaine du décisionnel aide alors grandement les financiers.

 

Informatique décisionnelle : tour d’horizon des produits sur le marché

 

Les solutions en matière de décisionnels sont multiples. Au fil du temps, les outils de Business Intelligence sont devenus plus simples et il est loin le temps ou Cognos ou Business Object, étaient réservés à quelques initiés aguerris.

Voici quelques produits bien connus sur le marché :

  • Qlick Sense et Qlick View, de l’éditeur suédois Qlick ;
  • Tableau avec ses Dashboards Starters, véritables tableaux de bord natifs ;
  • Cognos BI, racheté par IBM ;
  • Business Object, repris par SAP, et appelé désormais BI4 ;
  • Power BI, la solution de Microsoft, avec une version gratuite, la Freemium, dédiée aux TPE/PME.

Les outils décisionnels, en général hébergés sur le Cloud, autorisent des accès simples de partout, à condition de disposer d’une connexion internet de qualité.

 

Contrôle de gestion et informatique décisionnelle : des évolutions techniques au service d’un pilotage financier plus efficient

 

Transformation du contrôle de gestion : un métier qui évolue

 

Avec l’apparition des ERP et l’informatisation galopante des entreprises, le métier de contrôleur de gestion n’a cessé d’évoluer. Autrefois, on annonçait lors de l’entretien d’embauche de ce type de financier, que son rôle était d’aider à la décision, d’expliquer les écarts au budget et de proposer des actions correctrices. Pourtant, bien souvent il n’en était rien. Il passait l’essentiel de ses journées à rassembler la donnée, la vérifier et la mettre en forme.

Toute son énergie se concentrait sur cette étape préparatoire et le temps d’analyse se réduisait à peu de choses. Il va sans dire que le conseil aux dirigeants n’existait quasiment pas. Le contrôleur de gestion se berçait d’illusions en pensant qu’après la phase de fiabilisation des datas, il pourrait s’investir dans l’analyse et les recommandations. Mais des évènements survenaient, le contraignant à se pencher sur l’extraction du chiffre, plutôt que sur son interprétation.

Cette époque est derrière nous et le métier prend désormais toute sa dimension de réflexion et de conseil. L’immédiateté de la vie implique une réactivité accrue pour nos dirigeants. Le contrôleur de gestion, qu’il analyse des résultats journaliers ou hebdomadaires, de ventes, de marges commerciales ou des coûts de fabrication, doit rendre ses rapports toujours plus vite. Les arrêtés mensuels à J +3 ou à J +5 sont monnaie courante et le reporting financier suit dans des délais très courts.

 

Les outils décisionnels, au service de cette évolution métier

 

Avec l’automatisation des traitements, le fonctionnement de bases de données sécurisées et intangibles ainsi que le rafraîchissement de tableaux de bord périodiques, le métier a évolué positivement. Désormais, le contrôle de gestion et l’informatique décisionnelle sont alliés pour tendre vers plus d’analyse, de commentaires et donc de suggestions aux dirigeants. La finance peut prendre toute sa place et démontrer enfin sa valeur !

Ce gain de temps dans la production de données, sous des délais plus courts, favorise l’émergence d’une seconde phase de travail, souvent du 10 au 25 du mois. À partir de cette date, le contrôleur de gestion, libéré de la parution de données mensuelles récurrentes, peut participer à l’amélioration du suivi financier de la société. Il collabore par exemple, au sein de groupes de travail transverses, afin d’adapter les indicateurs et ratios à l’évolution de l’entreprise. Il se consacre aussi à la réalisation d’études ponctuelles pour les responsables. Sans l’informatique décisionnelle, tout ceci serait bien difficile !

 

L’informatique décisionnelle : outil de vulgarisation de la gestion dans l’entreprise

 

Associer le contrôle de gestion et l’informatique décisionnelle, c’est aussi une jolie manière de vulgariser le chiffre, en racontant de belles histoires pour l’illustrer. Rendez tous les services de l’entreprise acteurs dans le processus. Permettez leur grâce aux outils collaboratifs de business intelligence, d’émettre eux-mêmes leurs propres KPI périodiques, sur la base de standards prédéfinis en accord avec le contrôle de gestion. Diffusez les données régulièrement, publiez-les en interne de la société, si c’est possible, en les affichant dans une pièce dédiée, telle une obeya room, à la japonaise. Votre management en sortira grandi.

En associant ainsi toutes les activités et les services fonctionnels, comme les RH, l’informatique, la communication, la finance, le pilotage des équipes par les dirigeants est vraiment facilité. Tout le monde contribue à animer le processus d’analyse et de commentaires des résultats et des écarts au budget, grâce à des outils décisionnels et sous l’égide des financiers. L’intérêt pour la construction des prévisionnels s’en trouve généralement renforcé, tout comme le rôle du contrôleur de gestion.

 

Informatique décisionnelle : le contrôleur de gestion, contributeur à la fiabilisation des données de base

L’importance des référentiels pour le pilotage et le contrôle de gestion

 

Les outils de business intelligence attaquent la data à la source, quelle que soit l’application, et sont capables de croiser plusieurs bases de données. Par exemple, vous pouvez récupérer tous les flux de la gestion commerciale et les informations contenues dans un CRM (système de gestion de la relation client) afin d’établir des tableaux de bord enrichis et automatisés. Exploiter et recouper les chiffres c’est bien, encore faut-il qu’ils soient faibles !

Qu’entend-on par référentiel ? Ce mot englobe toute la donnée de base, les articles et les tiers, clients, fournisseurs et salariés. Le pilotage de ces informations est aujourd’hui confié à un data manager, dont c’est le métier. Tous les flux de l’entreprise s’appuient à un moment donné sur le référentiel. Une mauvaise classification d’un produit fabriqué peut entraîner des indicateurs faux ou peu interprétables dans un tableau de reporting, bien que calculés par l’informatique décisionnelle. Si la donnée de base est erronée, quel que soit votre outil de business intelligence, il ne vous restituera pas d’éléments de qualité.

Le contrôleur de gestion, un contributeur à la fiabilisation des données de base

 

Un pilotage efficient nécessite la définition de règles strictes pour les référentiels de l’entreprise. Le contrôle de gestion travaille étroitement avec le data manager et par sa connaissance des activités, des flux financiers et physiques, il est incontournable pour déterminer ces règles, en concertation avec les responsables.

Quels sont les reportings souhaités ? Comment tracer et codifier les données pour établir ces tableaux de bord ? Prenons un exemple. Le découpage géographique des équipes commerciales terrain est du ressort du chef des ventes et respecte les orientations fixées par la direction générale. Le suivi de la facturation par secteur incombe au contrôleur de gestion. Il doit identifier les paramètres à intégrer dans le référentiel tiers : attribution d’un client à une zone et à un vendeur, traitement des historiques en cas de redimensionnement des régions, etc. C’est bien en ce sens qu’il est un véritable allié pour l’informatique décisionnelle.

Bien mener son déploiement d’ERP en amont du projet d’informatique décisionnelle

 

Alors, pour faire du contrôle de gestion et de l’informatique décisionnelle, de vrais alliés au service d’un pilotage optimisé, n’oubliez pas d’associer vos équipes financières à tout projet. Qu’il s’agisse de déployer une application métier avec des interfaces, ou d’implémenter un ERP, elles contribuent à fiabiliser les données de base des référentiels qui alimentent ensuite les outils décisionnels.

Plus l’analyse est fine et judicieuse, moins de temps est investi après pour rechercher les erreurs dans les tableaux de reporting. N’omettez pas non plus le transcodage des historiques. Rien de plus pénible pour un contrôleur de gestion, que de justifier a posteriori, devant les dirigeants, que les chiffres de l’année précédente n’ont pas été intégrés au projet informatique. Il se confond alors en excuses pour ses KPI inutilisables en l’état, voire il doit les corriger manuellement et il rajoute des commentaires. Un tel dysfonctionnement nuit à la valorisation du métier de contrôleur de gestion.

Informatique décisionnelle : le contrôleur de gestion attentif aux évolutions des données de base

 

Associer le contrôleur de gestion au départ du projet d’implémentation d’un applicatif ou d’un ERP, bien en amont de l’informatique décisionnelle, c’est indispensable, mais insuffisant. Tout au long de l’année, il doit aussi veiller, conjointement avec les équipes de data management, au respect des procédures par les utilisateurs. Il doit en outre être à l’affût pour faire évoluer les process quand les changements intervenus dans l’entreprise l’imposent. Plus il sera impliqué dans cette surveillance, et mieux il pourra analyser et commenter les informations émises par les outils décisionnels.

Le contrôle de gestion et l’informatique décisionnelle deviennent indissociables dans les entreprises. Les systèmes d’information, mêmes décisionnels, ne sont pas autonomes sans une vérification des données qui les alimentent. Inversement, le contrôleur de gestion, dans un monde ou l’immédiateté prévaut de plus en plus, serait dans l’incapacité de répondre aux sollicitations des dirigeants, sans l’informatique décisionnelle.

 

Article rédigé par Laurence Kermorgant, rédactrice web SEO depuis 2021, après 30 ans d’expérience professionnelle dans les métiers de la banque, l’audit et la finance/gestion au sein d’entreprises agroalimentaires et industrielles.

 

Lectures complémentaires :

📌 L’influence de la Business Intelligence sur les métiers du contrôle de gestion

📌 De contrôleur de gestion à manager de la performance

📌 L’avenir du pilotage de la performance

Maxime